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自治体職員の88.1%が書類の電子化を希望! 新型コロナウイルス後の業務量の増加36.9% 〜給付金支給で業務が増加など、書類電子化で効率化を望む声も、 ペーパーロジック「新型コロナウイルス環境下の業務量変化」に関する調査を実施〜

 企業文書を電子化・ペーパーレス化するクラウドサービスpaperlogic®を展開するペーパーロジック株式会社(本社:東京都品川区、代表取締役:横山 公一)は、全国の県庁職員・市役所職員・区役所職員111名を対象に「新型コロナウイルス環境下の業務量変化」に関する調査を実施しましたのでお知らせいたします。

「新型コロナウイルス環境下の行政・自治体の業務量と書類電子化」に関するアンケート調査:https://paperlogic.co.jp/news_20200526

調査概要:「新型コロナウイルス環境下の業務量変化」に関する調査
調査方法:インターネット調査
調査期間:2020年5月20日~2020年5月21日
有効回答:全国の県庁職員・市役所職員・区役所職員111名

新型コロナウイルス感染症が起きる前と後で業務量が増加は36.9% 

「Q1. 新型コロナウイルス感染症が起きる前と起きた後で、業務量はどの程度増加しましたか?概算で構いません。」(n=111)と質問したところ、「増加した」が36.9%、という回答となりました。

  • 1%~10%増加:2.7%
  • 11%~20%:11.7%
  • 21%~30%増加:10.8%
  • 31%~40%増加:1.8%
  • 41%~50%増加:5.4%
  • 51%~60%増加:2.7%
  • 61%~70%増加:0.9%
  • 71%~80%増加:0.0%
  • 81%~90%増加:0.0%
  • 91%~100%増加:0.0%
  • 101%以上増加:0.9%
  • 減った:18.9%
  • 変わっていない:39.7%
  • わからない:4.5%

増加した業務として新型コロナウイルス関連の業務が多く上がる

 Q1で増加したと回答した方に、「Q2.どのような業務が増加したか、自由に教えてください。」(n=37)と質問したところ、「新型コロナウイルス感染拡大防止のための傷病手当金制度の条例制定」「感染者対応や給付金の支給」という回答があがりました。

<自由回答・一部抜粋>

  • 40歳:スケジュール管理
  • 53歳:新型コロナウイルス感染拡大防止のための傷病手当金成語の条例制定
  • 59歳:感染者対応や給付金の支給
  • 29歳:イベントの延期に伴う対応、イベント開催時のコロナ対策に係る対応など
  • 54歳:収入減少者に対する対応業務
  • 54歳:帰国者接触支援相談センターの電話対応業務
  • 55歳:消毒液の配布
  • 56歳:国や市町村との調整業務

書類の多くは まだまだ電子化されておらず

 「Q3. あなたが業務で扱う、書類申請をはじめとした書類はどの程度電子化されていますか?」(n=111)と質問したところ、「全て電子化」が0.9%、「ほとんど電子化されており、一部書類」が11.7%という回答となりました。

  • 全て電子化:0.9%
  • ほとんど電子化されており、一部書類:11.7%
  • ほとんど書類であり、一部電子化:55.0%
  • 全て書類:24.3%
  • 業務で申請書類をはじめとした書類関連を扱っていない:8.1%

緊急事態宣言後も書類対応のために出社した人は過半数

「Q4. 緊急事態宣言が行われた以降でも、書類対応のために出社しましたか?」(n=101)と質問したところ、「10回以上出勤した」が41.6%、「3回~9回程度出勤した」が9.9%という回答となりました。

  • 10回以上出勤した:41.6%
  • 3回~9回程度出勤した:9.9%
  • 1.2回出勤した:5.9%
  • 全く出勤していない:5.0%
  • 在宅勤務等をしていない(通常通り出勤している):37.6%

「書類対応は「コロナ感染症対策のため」や「委託業務への対応」「決裁」「協力金」

 Q4で「出勤した」と回答した方に、「Q5.主にどのような書類の対応を行いましたか?」(n=56)と質問したところ、「コロナ感染症対策のため」「決裁」という回答があがりました。

 

<自由回答・一部抜粋>

  • 49歳:協力金
  • 67歳:委託業務への対応
  • 59歳:書類の管理、内容の確認、審査、決裁
  • 52歳:コロナ感染症対策のため
  • 52歳:クレーム対応
  • 63歳:問い合わせ内容の記録
  • 43歳:書類の決裁
  • 60歳:教育相談の報告書のまとめ
  • 38歳:申請書処理

緊急事態宣言以降に出勤した職員「正直不安である」「感染が怖い」との声

 Q4で「出勤した」と回答した方に「Q6.現状の状況下で出勤することについて、どのように感じていますか?自由に教えてください。」(n=55)と質問したところ、「正直不安ではある」「感染が怖い」という回答があがりました。

<自由回答・一部抜粋>

  • 49歳:正直不安ではある
  • 67歳:感染が怖い
  • 59歳:仕方がない
  • 40歳:仕事が無くなるわけではないので最低限の出勤はやむをえない
  • 60歳:不必要だと思う
  • 52歳:サービス維持

書類対応が電子化されて欲しい88.1%

 Q3で「全て書類・ほとんど書類・一部書類」と回答した方に、「Q7.書類対応が電子化されて欲しいと思いますか?」(n=101)と質問したところ、「全て電子化して欲しい」が35.6%、「一部のみ電子化して欲しい」が52.5%という回答となりました。

  • 全て電子化して欲しい:35.6%
  • 一部のみ電子化して欲しい:52.5%
  • 電子化して欲しくない:11.9%

書類対応が電子化してほしい理由は「在宅勤務が可能になる」「ハンコがいるのは面倒」など

 Q7で「全て電子化して欲しい」「一部電子化して欲しい」と回答した方に、「Q8.理由を教えてください。」(n=81)と質問したところ、「在宅勤務が可能になる」「資源の節約、時間の節約」という回答があがりました。

<自由回答・一部抜粋>

  • 61歳:在宅勤務が可能になる
  • 60歳:資源の節約、時間の節約、簡易化
  • 59歳:ハンコがいるのは面倒
  • 45歳:保存や修正が便利だから
  • 59歳:事務の効率化
  • 43歳:定型的なものは省力化したい
  • 57歳:電子化なら何処でも見れる

まとめ

 今回の調査では、緊急事態宣言下においても契約書や稟議等への押印のために、出社を余儀なくされている会社員が約4割にのぼり、さらに「紙書類」のチェックや対応のために出社をしている会社員も同じく約4割いたということがわかりました。対象となる書類は、1位に請求書35.9%、2位契約書28.2%、3位稟議書16.7%の順となりました。出社対応する会社員は、多くが部門長(決裁者)や営業担当であることも判明しました。

 新型コロナウイルス感染症(COVID-19)の拡大の影響により、テレワーク化や在宅勤務推進が急務である各企業にとって紙書類、特に契約書や請求書などの紙のやりとりが大きな障壁になっており、これらの問題が改善されない限り、緊急事態宣言化においても多くの会社員が出社をしなければいけないのが現状と思われます。今後さらに進んでいくであろうテレワーク化に向けて、社内業務を円滑に進め、いざという時でもビジネスを止めないためにも、社内における「紙とハンコ」からの脱却が急務であると言えるでしょう。

会社概要

社名       : ペーパーロジック株式会社(https://paperlogic.co.jp/

本社所在地    : 東京都品川区東五反田一丁目6番3号いちご東五反田ビル3F

代表       : 代表取締役 横山 公一

設立       : 2011年4月27日

資本金      : 9億7,727万5千円(2019年6月18日現在)

事業内容     : 経理・総務・法務の領域で、法律で原本保管を義務付ける書類を完全にペーパーレス化(紙原本廃棄)するクラウドソリューションを提供しています。


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