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緊急事態宣言化でも「ハンコ」のために出社を余儀なくされた 会社員は44.8%、部門長など決裁権限者と営業職が合わせて74.2%を占める

 企業文書を電子化・ペーパーレス化するクラウドサービスpaperlogic®を展開するペーパーロジック株式会社(本社:東京都品川区、代表取締役:横山 公一)は、全国の会社員105名を対象に実施した「緊急事態宣言下における会社員の出社状況」に関するアンケート調査の結果を発表しました。

「緊急事態宣言下における会社員の出社状況」に関するアンケート調査

調査概要:「緊急事態宣言下における会社員の出社状況」に関するアンケート調査

有効回答:全国の会社員の男女105名

調査期間:2020年5月1日~2020年5月1日

緊急事態宣言下でも契約書や稟議へのハンコのために出社する会社員、44.8%

 「Q1. 緊急事態宣言が行われた以降でも、契約書や稟議書等への押印のために出社しましたか?(緊急事態宣言は令和2年4月7日に発令され(対象地域は東京都他1府5県)、4月16日に対象地域が全都道府県へ拡大)」(n=105)と質問したところ、「3回以上出社した」と回答した人が30.5%「1、2回出社した」と回答した人が14.3%と44.8%の会社員が緊急事態宣言下においても契約書や稟議書等への押印のために1回以上会社に出社をしていることがわかりました。

  • 3回以上出社した:30.5%
  • 1、2回出社した:14.3%
  • 通常通り出社しており、その際に対応している:20.0%
  • 全く出社していない:15.2%
  • そのような業務は行なっていない:20.0%

緊急事態宣言下において業務上の「承認」のために出社する会社員は約4割

 「Q2. 緊急事態宣言が行われた以降でも、業務上の「承認」のために出社しましたか?」(n=105)と質問したところ、「3回以上出社した」と回答した人が24.8%「1、2回出社した」と回答した人が14.3%と、約4割の会社員が緊急事態宣言下においても、業務上の「承認」のために1回以上会社に出社をしていることがわかりました。

  • 3回以上出社した:24.8%
  • 1、2回出社した:14.3%
  • 通常通り出社しており、その際に対応している:20.0%
  • 全く出社していない:14.3%
  • そのような業務は行なっていない:26.6%

緊急事態宣言下でも「紙の書類」のチェックのために出社する会社員は約4割

 「Q3. 緊急事態宣言が行われた以降でも、請求書等の「紙の書類」のチェックや対応のために出社しましたか?」(n=105)と質問したところ、「3回以上出社した」と回答した人が26.7%「1、2回出社した」と回答した人が14.3%と、約4割の会社員が緊急事態宣言下においても、「紙の書類」のチェックや対応のために1回以上会社に出社をしていることがわかりました。

  • 3回以上出社した:26.7%
  • 1、2回出社した:14.3%
  • 全く出社していない:25.7%
  • 通常通り出社しており、その際に対応している:16.2%
  • そのような業務は行なっていない:17.1%

緊急事態宣言下でも出社して対応する書類は「請求書」「契約書」がトップ

 Q1、Q3で「出社した」と回答した人に「Q4. 主にどのような書類の対応を行いましたか?最も当てはまるものを教えてください。」(n=78)と質問したところ、「請求書」と回答した人が35.9%「契約書」と回答した人が28.2%と、緊急事態宣言下においても出社時に押印やチェックなどの対応をする書類の多くは「請求書」と「契約書」であるということがわかりました。

  • 請求書:35.9%
  • 契約書:28.2%
  • 稟議書:16.7%
  • 見積書:3.8%
  • 経費精算書:3.8%
  • 受発注書:2.6%
  • 受領書:2.6%
  • 納品書:0.0%
  • その他:6.4%

「契約書・稟議書」を出社対応する人の多くは決裁者や営業担当

 Q4で「契約書・稟議書」と回答した人に「Q5. 下記にてあなたご自身として当てはまるものを教えてください。」(n=35)と質問したところ、「部門長(決裁者)」と回答した人が37.1%「営業」と回答した人が37.1%と、出社して契約書や稟議書を対応する人の多くが部門長(決裁者)や営業担当であることがわかりました。

  • 部門長(決裁者):37.1%
  • 営業:37.1%
  • 経理:8.6%
  • 法務:5.7%
  • その他:17.1%

「見積書・受発注書・受領書」を出社対応する人の多くは決裁者や営業担当

 Q4で「見積書・受発注書・受領書」と回答した人に「Q6. 下記にてあなたご自身として当てはまるものを教えてください。」(n=7)と質問したところ、「営業」と回答した人が71.4%「部門長(決裁者)」と回答した人が28.6%と、出社して見積書や受発注書、受領書を対応する人の多くがや営業担当や部門長(決裁者)であることがわかりました。

  • 営業:71.4%
  • 部門長(決裁者):28.6%
  • 法務:0.0%
  • 経理:0.0%
  • その他:0.0%

「経費精算書・請求書・納品書」を出社対応する人の多くは経理

 Q4で「経費精算書・請求書・納品書」と回答した人に「Q7. 下記にてあなたご自身として当てはまるものを教えてください。」(n=31)と質問したところ、「経理」と回答した人が38.7%「営業」と回答した人が32.3%と、出社して経費精算書や請求書、納品書を対応する人の多くが経理や営業担当であることがわかりました。

  • 経理:38.7%
  • 営業:32.3%
  • 部門長(決裁者):25.8%
  • 法務:0.0%
  • その他:19.4%

まとめ

 今回の調査では、緊急事態宣言下においても契約書や稟議等への押印のために、出社を余儀なくされている会社員が約4割にのぼり、さらに「紙書類」のチェックや対応のために出社をしている会社員も同じく約4割いたということがわかりました。対象となる書類は、1位に請求書35.9%、2位契約書28.2%、3位稟議書16.7%の順となりました。出社対応する会社員は、多くが部門長(決裁者)や営業担当であることも判明しました。

 新型コロナウイルス感染症(COVID-19)の拡大の影響により、テレワーク化や在宅勤務推進が急務である各企業にとって紙書類、特に契約書や請求書などの紙のやりとりが大きな障壁になっており、これらの問題が改善されない限り、緊急事態宣言化においても多くの会社員が出社をしなければいけないのが現状と思われます。今後さらに進んでいくであろうテレワーク化に向けて、社内業務を円滑に進め、いざという時でもビジネスを止めないためにも、社内における「紙とハンコ」からの脱却が急務であると言えるでしょう。

会社概要

社名       : ペーパーロジック株式会社(https://paperlogic.co.jp/

本社所在地    : 東京都品川区東五反田一丁目6番3号いちご東五反田ビル3F

代表       : 代表取締役 横山 公一

設立       : 2011年4月27日

資本金      : 9億7,727万5千円(2019年6月18日現在)

事業内容     : 経理・総務・法務の領域で、法律で原本保管を義務付ける書類を完全にペーパーレス化(紙原本廃棄)するクラウドソリューションを提供しています。


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